4. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu den oben genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Beratung und Consulting sowie Vertrieb und Marketing. Sofern wir Auftragsverarbeiter einsetzen, um unsere Leistungen bereitzustellen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um für den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu sorgen.

Eine Weitergabe von Daten an Dritte, die nicht Auftragsverarbeiter sind, erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben die Daten der Nutzer an Dritte nur dann weiter, wenn dies z.B. auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO für Vertragszwecke oder auf Grundlage berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO an einem wirtschaftlichen und effektiven Betrieb unseres Geschäftsbetriebes erforderlich ist oder Sie in die Datenübermittlung eingewilligt haben. Bei der rein informatorischen Nutzung der Webseite geben wir grundsätzlich keine Daten an Dritte weiter.

 

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Abwehr von Angriffen gegen unsere IT oder Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) werden Logfile-Informationen für die Dauer von maximal 4 Wochen gespeichert und danach gelöscht (siehe oben Punkt 2). Daten, deren weitere Aufbewahrung zur Abwehr von Angriffen gegen unsere IT oder zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was beispielsweise auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages über Kontaktformular oder per E-Mail umfasst.

Bewerberdaten werden im Falle einer Absage nach 6 Monaten gelöscht. Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Talent-Pool übernehmen. Dort werden die Daten gelöscht, sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen bzw. spätestens jedoch nach 2 Jahren. Sollten wir die ausgeschriebene Stelle mit Ihnen besetzen, werden Ihre Daten in unserem Personalmanagementsystem gespeichert.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel 3 Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Sofern Sie Ihre Rechte als Betroffener geltend machen, speichern wir die Ihnen diesbezüglich erteilte Auskunft bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist gemäß § 31 Abs. 2 Nr. 1 OWiG, § 41 Abs. 1 BDSG, Art. 83 Abs. 5 lit. b) DSGVO für 3 Jahre. Dieser Zeitraum kann sich verlängern, sofern sich die gesetzliche Verjährungsfrist durch Verjährungsunterbrechungen verlängert (z.B. im Rahmen von Anfragen der Aufsichtsbehörden).

 

6. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat

• das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO (d.h. Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen),
• das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO (d.h. für den Fall, dass Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind, können Sie die Berichtigung dieser Daten verlangen),
• das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO und das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO (d.h. Sie haben ggf. das Recht, die Löschung bzw. Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn z.B. für eine solche Verarbeitung kein legitimer Geschäftszweck mehr besteht und gesetzliche Aufbewahrungspflichten die weitere Speicherung nicht erfordern),
• das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO (d.h. Sie haben ggf. das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung zu übermitteln).

Ferner können Sie Einwilligungen, grundsätzlich mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG). Die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde finden Sie unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

 

Zusätzlich möchten wir auf Ihr Widerspruchsrecht nach Art 21. DSGVO hinweisen:

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch ist, wenn möglich, zu richten an:
TH. DAHLEM Architekturbüro
Färberstraße 26,

12555 Berlin

oder per E-Mail an:
datenschutz@dahlem.org

 

7. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling?

Im Rahmen des Zugriffs auf unsere Webseite bzw. im Rahmen der Kontaktaufnahme per Formular oder E-Mail nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist. Wir verarbeiten Ihre Daten nicht automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling).

 

8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Webseite müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Nutzung unserer Webseite technisch bzw. aus IT-Sicherheitsgründen erforderlich sind. Sofern Sie die vorgenannten Daten nicht bereitstellen, können Sie unsere Webseite nicht nutzen.

Im Rahmen der Kontaktaufnahme per Formular oder E-Mail müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich sind. Andernfalls können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten.

 

9. Bewerbungen

Wir freuen uns stets über neue Kolleginnen und Kollegen! Wenn Sie sich auf eine der von uns angebotenen Stellen oder initiativ bewerben, verarbeiten wir Ihre Daten zum Zwecke der Begründung bzw. Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 und 8 S. 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO.

 

Mit dem Absenden einer Bewerbung bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Im Rahmen des Bewerbungs-/Aufnahmeverfahrens erheben und verarbeiten wir Daten aus unterschiedlichen Quellen. Zuvorderst handelt es sich um Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens übermitteln; hierzu zählen insb. Bewerbungsunterlagen oder -gespräche. Zudem behalten wir uns vor, Daten zu Ihrer Person aus Berufsplattformen, wie Xing und LinkedIn, zu verarbeiten, soweit dies erforderlich ist, um Ihre Eignung für die betreffende Stelle feststellen zu können. Soweit erforderlich, stellen uns zuletzt u.U. auch Dritte, wie ehemalige Arbeitgeber oder Personalvermittler, personenbezogene Daten zur Verfügung, zum Beispiel, bei Validierung Ihres Arbeitszeugnisses. 

Die Verarbeitung kann die folgenden personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien betreffen: Personenstammdaten (z.B. Name, Adresse, Geburtsdatum), Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Ausbildungs-, Leistungs- und Beschäftigungsdaten (z.B. berufliche Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung) sowie sonstige Daten aus Bewerbungsunterlagen und -gesprächen, wie z.B. Informationen bezüglich Ihrer Verfügbarkeit und Ihrer Gehaltsvorstellung, Anschreiben oder Lebenslauf.

Unter Umständen verarbeiten wir im Rahmen der Personalauswahl besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO, sofern Sie hierzu Angaben machen; hierzu gehört z.B. die Angabe der Schwerbehinderung. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG.

 

Außerdem können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (§ 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Die Datenverarbeitung erfolgt in diesen Fällen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Wenn Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilen, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen werden.

Auf Ihre Daten haben nur solche unserer Mitarbeiter Zugriff, die mit der Vorbereitung und der Durchführung des Bewerbungsprozesses bzw. im Fall eines Talent Pools mit der Betreuung des Pools und der Talente betraut sind. Dazu zählen Mitarbeiter des Personalbereichs und der Fachbereiche, in denen offene Stellen besetzt werden sollen.

Soweit erforderlich, werden wir Ihre Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses speichern.

 

Bei Ablehnung oder Zurückziehen Ihrer Bewerbung werden Ihre Daten über einen Zeitraum von höchstens 6 Monaten über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Das Verfahren endet, sobald Ihnen unsere Absage zugeht oder Sie die Bewerbung zurückziehen. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen.

Sofern Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilen, speichern wir darüber hinaus Ihre Daten zur Aufnahme in unseren „Talent Pool“ für bis zu 2 Jahre nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens, um etwaige weitere interessante Stellen für Sie zu identifizieren. Die Speicherung zu diesem Zweck erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG. Sie sind berechtigt, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Sofern Sie von ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen, können wir Sie bei künftigen Vakanzen nicht mehr ansprechen und berücksichtigen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

Sofern im Anschluss an das Bewerbungsverfahren ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns begründet wird, werden wir Ihre Daten in die Personalakte überführen und nach Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen löschen.

 

10. Bleibt unsere Datenschutzerklärung immer gleich?

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ändern. Die Änderungen werden auf Dahlem-Architekturbuero.org veröffentlicht. Sie werden nicht gesondert informiert.